关于开展2020年度文件档案材料收集规档工作的通知
发布时间: 2021-03-10 14:18:24 点击数: 3140

学院各部门:

为全面做好2020年度学校各类文件材料的收集归档工作,做到各类归档文件材料完整、齐全,根据国家、高校档案法规及学院档案工作相关要求,学院档案馆决定开展2020年度文件材料收集归档工作。现将相关事项通知如下:

一、收集归档范围

(一)2020年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、设备、产业、出版、财会等各类文件材料;

(二)各部门往年应归而未归的各类文件材料;

(三)各部门文件材料收集归档的具体范围,请按照《石家庄理工职业学院档案规档范围》执行,详见附件。凡2020年1月1日至12月31日期间产生的所有属于本部门归档范围的各类文件材料都应收集归档;

(四)电子档案与纸质档案同步归档。凡反映学校重大活动、主要工作等且具有凭证性、依据性作用的文件材料必须实行纸质文件与电子文件双轨制收集归档,卷内目录、文件材料应同时提供电子版和纸质版各一套。(电子文件格式:文本文件收集WORD或PDF格式,图像文件收集JPG格式,声像文件收集MP4格式。)

(五)声像档案(包括照片、录音、录像)立卷按“事件”分类。立卷需附文字说明,简要概括档案涉及的人物、时间、地点、事由、摄影者等,并填写声像档案目录表格。其中,电子照片档案需注明大小(GB),录音、录像档案需注明播放时间(小时数)。

(六)实物档案移交需注明来源、产生时间、所有者等,并填写实物档案目录表格。

二、收集归档要求

(一)凡应收集归档的文件材料,各部门要努力做到各类文件材料完整、准确、系统和规范,并在规定时间内完成立卷归档任务;

(二)各部门分管档案工作的领导应督促兼职档案员认真做好本单位立卷归档工作,确保归档文件材料的齐全、准确、完整,努力提高案卷质量;

(三)各立档单位分管领导为第一责任人,确定本部门兼职档案管理员,负责收集、整理档案,按时间节点完成移交。

(四)文件材料移交归档时,请填写文件材料移交清单一式两份,由交接双方签字后各自存查。

(五)各部门兼职档案员在文件材料收集、立卷过程中如有疑问或意见建议,请与档案馆老师王亚茜、宋晓晨联系,联系电话:83930170、83930138;办公地址:图书馆303室。

三、案卷的组合方法

立卷方法主要是根据文件构成的特点(即文件的共同点)对归档的文件进行分类立卷,一般应以“问题”为主,兼顾其他特征。

(一)按问题立卷

问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等,将反映同一问题的请示与批复、通知与决定、总结与计划、正件与附件等放在一起归档,一般为一事一卷。

(二)按作者立卷

“作者”是指撰写和执法文件的机关、机关内的组织或个人。将同一作者的某些文件组成案卷。

(三)按时间立卷

按文件形成的时间或文件内容针对的时间,将属于同一时期的文件组合为案卷。

(四)按项目立卷

科研、教学建设、产品、基建、设备项目的文件材料,可根据“成套性”原则,组成一题一卷或一题多卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

四、归档时间及手续

(一)2021年3月11日至4月10日:部门档案收集并预立卷。

(二)2021年4月10日至4月20日:各部门归档材料移交档案室。

(三)2021年4月20日至5月30日:档案室整理移交档案并入库上架。

 

  

石家庄理工职业学院档案室

二〇二〇年三月十日